Scenariu · apeluri inițiate
Recuperare documente: dosarele nu mai stau pentru o hârtie lipsă
Recuperarea documentelor lipsă se face mai repede la telefon: agentul vocal AI sună clienții ale căror dosare (despăgubiri, credite, avize) sunt incomplete, le spune exact ce lipsește, trimite lista pe WhatsApp și email și scrie nota în CRM.
Actualizat la 2 octombrie 2026
Bună ziua! Sunt Diana, asistentul virtual de la Asist Dosare Expres. Vorbesc cu domnul Gheorghe Stoica?
Da, eu sunt.
Vă sun în legătură cu dosarul de despăgubire pentru mașină. Apelul este înregistrat. Aveți două minute?
Da. S-a întâmplat ceva?
Nu, totul e în regulă. Dosarul poate merge mai departe imediat ce primim încă două documente, și vreau să vă fie cât mai simplu.
Păi eu am trimis tot ce mi s-a cerut.
Ați trimis aproape tot, și vă mulțumim. Mai lipsesc doar copia permisului de conducere, față și verso, și un extras de cont cu IBAN-ul pe numele dumneavoastră.
Permisul îl am la mine. Extrasul de unde îl iau?
Din aplicația băncii, la detaliile contului, sau de la ghișeu. E suficientă o pagină pe care să se vadă numele și IBAN-ul.
A, bine. Pot să le fac poză cu telefonul?
Sigur. Să fie clare și să se vadă toate colțurile. Le puteți trimite ca răspuns la mesajul pe care vi-l trimit acum.
Pe WhatsApp ar fi cel mai simplu.
Vă trimit acum pe WhatsApp și pe email lista cu cele două documente și instrucțiunile.
Uite, a venit mesajul. Permisul vi-l trimit acum.
Mulțumesc! Îl văd imediat ce ajunge. Extrasul îl puteți trimite când îl aveți.
Extrasul vi-l trimit diseară.
Perfect. Dacă nu ajunge până joi, vă mai sun eu o dată, doar ca să vă reamintesc.
Bine, mulțumesc că m-ați sunat.
Cu plăcere, domnule Stoica. Am trecut totul în dosar. O zi bună!
Apel încheiat. Totul e notat în fișă.
Dosar DX-4410Documente lipsăFollow-up
- Dosar DX-4410
- Notă în CRM ✓ · revenire programată joi
- Documente lipsă
- Permis primit ✓ · 1 de primit
- Follow-up
- WhatsApp ✓ · email ✓ · listă trimisă
Conversație simulată, cu firmă și date fictive.
Blocajul banal
De ce se blochează un dosar și cum recuperezi documentele lipsă?
De obicei nu din motive complicate. Lipsește o copie de buletin, un extras de cont, o declarație semnată. Colegul sună, omul nu răspunde, colegul trimite un email, iar emailul se pierde printre altele. După trei săptămâni, dosarul e tot acolo.
Agentul preia această muncă repetitivă. Sună, explică exact ce lipsește și îi trimite omului lista în scris, ca să nu depindă de memorie. Oamenii tăi intervin doar unde chiar e nevoie de ei.
Dosarul blocat, deblocat cu un apel și o listă
Agentul explică la telefon ce lipsește, trimite imediat lista în scris și revine dacă documentele nu ajung. Fiecare pas lasă o notă în CRM.
- 01Dosar
- Dosarul ce lipsește, din CRM
- 02Apel
- Agentul sună explică pe înțeles
- 03În scris
- WhatsApp lista, punct cu punct
- Email aceeași listă
- 04Așteaptă
- Termenul stabilit de tine
- 05Rezultat
- Au ajuns
- Lipsesc revine la ora stabilită
- 06CRM
- Nota în CRM
Fluxul unui apel de completare
De la „vă sun în legătură cu dosarul” la lista trimisă
-
Se prezintă și liniștește
Spune cine e, anunță că apelul e înregistrat și precizează de la început că nu s-a întâmplat nimic grav. Mulți oameni se sperie când sună cineva despre un dosar.
-
Confirmă dosarul
Verifică dacă vorbește cu titularul și despre ce dosar e vorba, fără să dea detalii altcuiva.
-
Spune ce a primit deja
Mulțumește pentru ce a trimis. Ca omul să nu simtă că a greșit, începe cu ce e în regulă.
-
Explică ce lipsește
Numește fiecare document și spune unde îl poate obține: de la bancă, de la o instituție, de acasă. Răspunde la întrebări simple, din ce i-ai dat în baza de cunoștințe.
-
Trimite lista, în scris
Pe WhatsApp și pe email, cu instrucțiuni și cu locul unde se încarcă sau se trimit documentele.
-
Stabilește revenirea
Dacă omul spune „diseară”, agentul notează termenul și revine dacă documentul nu apare.
-
Scrie nota în CRM
Starea dosarului, documentele primite și cele rămase, termenul de revenire.
Cadență și reapelare
Reapelare politicoasă, la ore stabilite
Dacă omul nu răspunde, agentul nu sună în continuu. Reîncearcă la orele pe care le setezi tu și doar în intervalele permise. Nu se taxează doar apelurile la care nu răspunde nimeni; dacă răspunde căsuța vocală, apelul se taxează ca un minut normal.
Un termen promis de client (de exemplu „vă trimit joi”) devine o reapelare programată. Dacă documentul a sosit între timp, apelul nu mai are loc.
Pentru dosarele trimise în mai multe limbi, apelul se poate purta în limba clientului. Limbile disponibile sunt în pagina limbi disponibile.
Nu răspunde? Revine la ora stabilită, nu la întâmplare
Tu alegi intervalele orare, pauza dintre încercări și când se oprește. Agentul le respectă, iar când omul răspunde, cadența se încheie.
- 10:00 Apel 1 · nu răspunde următoarea încercare peste 4 ore
- 14:00 În afara intervalului apelul așteaptă până la 15:00
- 15:00 Apel 2 · nu răspunde nu se taxează doar apelurile fără răspuns
- 19:00 Apel 3 · răspunde rezultatul se scrie, cadența se oprește
- ziua 2 Dublură blocată același om, același dosar: nu e sunat din nou
Exemplu de reguli: intervale 09-13 și 15-20, reîncercare după 4 ore. Le alegi tu.
Ce rămâne în urma apelului
Ce primește clientul și ce primește echipa
Clientul primește lista
Pe WhatsApp și pe email, cu documentele lipsă și instrucțiuni simple. Poate răspunde direct cu poze ale documentelor, dacă fluxul tău le primește așa.
Echipa primește nota
În CRM apare ce s-a vorbit, ce documente au venit, ce mai lipsește și când se revine. Colegul nu mai pornește de la zero.
Managerul vede situația
În portal găsești apelurile, rezumatele și rezultatele, ca să vezi unde se blochează dosarele.
Auditul e simplu
Fiecare apel este înregistrat și are transcript, deci poți verifica ce i s-a spus clientului.
Persoanele reticente
Cum tratează agentul refuzurile și ezitările
- Dacă omul nu are timp, propune alt moment și îl notează
- Dacă nu înțelege de ce trebuie documentul, explică pe scurt rolul lui în dosar
- Dacă e supărat, nu insistă, își cere scuze și predă cazul unui om
- Dacă spune „nu mă mai sunați”, cererea se respectă
- Dacă nu e persoana potrivită, nu dă detalii despre dosar
- Nu amenință și nu presează
- Nu dă detalii despre dosar unei alte persoane
- Nu promite soluționări sau sume
- Nu garantează un termen de aprobare
- Nu cere documente pe care firma nu le-a cerut
Răspunsuri scurte
Întrebări frecvente
Pentru ce tipuri de dosare se potrivește?
Pentru orice dosar la care lipsesc documente clar definite: despăgubiri, credite, avize, autorizări. Contează să poți spune exact, per dosar, ce lipsește.
De unde știe agentul ce documente lipsesc?
Din lista de contacte sau din CRM-ul tău: fiecare dosar vine cu documentele lipsă. Agentul nu inventează cerințe, doar le comunică pe ale tale.
Poate trimite lista și în altă limbă?
Apelul și mesajele pot fi în limba clientului, în orice limbă din cele 84 disponibile. O limbă suplimentară are o configurare unică, pe care o vezi în estimare.
Ce se întâmplă dacă clientul nu trimite documentul?
Agentul reîncearcă după regulile tale de cadență. La final, dosarul trece la un om, cu tot istoricul notat în CRM.
Cât costă?
Minutele de conversație, plus mesajele WhatsApp, SMS și email trimise după apel. Toate apar în estimarea din formular, iar cum se calculează e explicat în prețuri. Nu se taxează doar apelurile la care nu răspunde nimeni.
Sunt în regulă apelurile către clienți?
Apelurile se înregistrează cu informarea persoanei, iar cererile „nu mă mai sunați” se respectă. Pentru baza legală a apelurilor din firma ta, e bine să discuți cu consultantul tău juridic.
Continuă cu
Unde mergi mai departe
Recuperări și despăgubiri
Agent vocal AI pentru recuperări și despăgubiri: sună clienții cu documente lipsă, trimite lista pe WhatsApp și email și scrie nota în CRM, în limba lor.
Follow-up după apel
După fiecare apel, agentul vocal AI trimite SMS, WhatsApp sau email: confirmare, listă de documente, link de plată, rezumat. Tarife și reguli explicate.
Confirmare comenzi cu ramburs
Confirmare telefonică a comenzilor cu ramburs: agentul vocal AI sună clientul, verifică adresa, produsele și suma și scrie rezultatul în ERP.
Linia e liberă
Ascultă-l, apoi hotărăște.
Înregistrează-te, vezi costul estimat în formular și testează agentul pe telefonul tău înainte să sune pe oricine.