Înregistrează-te

Scenariu · apeluri primite

Programări pentru clinică, fără telefon care sună în gol

Agentul preia apelul pacientului, caută un loc în calendarul clinicii, propune câteva variante și trimite confirmarea. Nu dă sfaturi medicale și redirecționează urgențele.

Înregistrează-te Ascultă un demo

Actualizat la 2 octombrie 2026

Clinica Dentară Molar Senin apel încheiat · apel primit · +40 2xx xxx 690

agentul tăuClinica Molar Senin, bună seara! Sunt Matei, asistentul virtual al clinicii. Apelul este înregistrat. Cu ce vă pot ajuta?

clientBună seara. Am o plombă căzută și aș vrea să vin cât mai repede.

agentul tăuÎnțeleg, e neplăcut. Vă găsesc cel mai apropiat loc liber. Ați mai fost la noi?

clientDa, anul trecut, la doamna doctor Stan.

agentul tăuÎmi spuneți, vă rog, numele complet, ca să vă găsesc fișa?

clientAlexandru Matache.

agentul tăuV-am găsit, domnule Matache. Ultima vizită a fost în martie.

clientDa, atunci a fost.

agentul tăuLa doamna doctor Stan am liber mâine la 9:30 sau la 13:00, iar poimâine la 17:30. Cum vă potrivește?

clientMâine la 13:00 merge, sunt în pauza de prânz.

agentul tăuAm rezervat: mâine, la ora 13:00, la doamna doctor Stan, pentru refacerea obturației.

clientCam cât durează?

agentul tăuDe obicei între 30 și 45 de minute. Prețul exact vi-l spune doamna doctor la consultație, după ce vede dintele.

clientBine. Și dacă până atunci mă doare?

agentul tăuEvitați să mestecați pe partea aceea. Dacă apare o durere puternică sau umflătură, vă rog să mergeți la o urgență stomatologică.

clientAm înțeles. Mulțumesc.

agentul tăuVă trimit acum pe WhatsApp confirmarea și adresa. Vă reamintim și mâine dimineață. Seară liniștită!

Pacient
Alexandru Matache · pacient existent
Programare
Mâine 13:00 · dr. Stan · refacere obturație
Confirmare
WhatsApp trimis ✓ · reamintire mâine 08:00

Conversație simulată, cu firmă și date fictive.

Recepția copleșită

Pacientul vrea un loc cât mai repede

Un pacient cu o plombă căzută sau cu o durere sună din prima. Dacă recepția e ocupată cu cineva la ghișeu, el sună la altă clinică. Seara, după program, nu răspunde nimeni, deși tocmai atunci sună mulți.

Agentul răspunde imediat, la orice oră, și face singurul lucru pe care pacientul îl vrea: găsește un loc. Restul, adică consultul propriu-zis, rămâne la medici.

Fluxul apelului

De la „aș vrea o programare" la confirmare în scris

  1. Se prezintă și anunță înregistrarea

    Spune că e asistentul virtual al clinicii și că apelul este înregistrat. Apoi întreabă cu ce poate ajuta.

  2. Află motivul, pe scurt

    Pentru ce serviciu vrea programare. Nu cere detalii medicale în plus față de ce e necesar ca să aleagă serviciul potrivit.

  3. Identifică pacientul

    Dacă pacientul a mai fost la clinică, îi cere numele și îi găsește fișa. Dacă e nou, îi ia datele de contact.

  4. Propune 2-3 sloturi din ziua următoare

    Nu oferă doar primul loc liber. Dă două-trei variante, de preferat din ziua următoare, ca pacientul să aleagă ce i se potrivește cu programul lui.

  5. Rezervă și repetă

    După ce omul alege, rezervă locul în calendar și repetă ziua, ora, medicul și serviciul.

  6. Trimite confirmarea

    Pe SMS sau WhatsApp, cu data, ora și adresa clinicii. Ulterior trimite și o reamintire, la ora stabilită de clinică.

Calendarul propriu

Calendarul clinicii, nu o agendă separată

Orele reale

Agentul propune doar sloturi libere, pe medic și pe serviciu. Nu supra-rezervă același loc.

Durata serviciului

Fiecare serviciu are durata lui, deci o consultație nu intră într-un interval prea scurt.

Reprogramări și anulări

Pacientul poate cere mutarea sau anularea. Agentul caută alt loc și actualizează calendarul, dacă ai activat asta.

Reamintiri

Un mesaj înainte de vizită reduce uitările. Momentul îl alegi tu.

Vedere în portal

Programările, apelurile și mesajele trimise sunt vizibile în portal, la fel ca înregistrările.

Mai multe locuri de muncă

Dacă ai mai multe cabinete sau medici, fiecare își are calendarul, iar agentul alege după serviciu.

Granița cu medicina

Ce face agentul, și ce nu face niciodată

  • Face și mută programări în calendarul clinicii
  • Răspunde la întrebări din informațiile clinicii: program, adresă, servicii, acte necesare
  • Spune cât durează, în general, un serviciu
  • Trimite confirmarea și reamintirea
  • Notează cererile speciale pentru recepție

Ce nu face

  • Nu dă sfaturi medicale și nu spune ce tratament e potrivit
  • Nu diagnostichează și nu interpretează simptome
  • Nu stabilește prețuri finale înainte de consult
  • Nu discută rezultate de analize sau diagnostice la telefon
  • Nu preia singur urgențele

Date medicale

Prudență cu datele de sănătate

Datele despre sănătate sunt categorie specială în GDPR. De aceea scenariul ia strictul necesar: numele, un număr de contact, serviciul dorit și ora. Nu cere istoricul medical și nu repetă informații sensibile fără rost.

Apelurile sunt înregistrate, iar pacientul este anunțat de la început. Cum se tratează înregistrările și ce spunem pacienților e explicat în ghidul despre apeluri înregistrate și GDPR. Rolurile dintre clinică și noi se stabilesc prin acordul de prelucrare, la înregistrare. Detaliile despre protecție sunt la securitate.

Exemplu fictiv

Cum sună o reprogramare

Clinica din exemplu e fictivă.

> Pacient: Aș vrea să mut programarea de joi. > Agent: Desigur. Îmi spuneți numele, ca să găsesc programarea? > Pacient: Ioana Marinescu. > Agent: Am găsit-o: joi la 10:00, igienizare. Pot muta pe vineri la 9:30 sau luni la 16:00. Ce vă convine?

Dacă locul dorit nu mai e liber, agentul oferă alte variante sau notează cererea pentru recepție.

Întrebări frecvente

Agentul poate da sfaturi sau prețuri pentru tratamente?

Nu dă sfaturi medicale. Prețuri poate comunica doar dacă le treci în baza de cunoștințe, iar prețul final îl stabilește medicul la consult.

Ce calendar folosește?

Calendarul propriu din platformă. Medicii, serviciile și intervalele libere se definesc o singură dată, iar agentul rezervă direct în el. Vezi și integrările.

De ce propune mai multe sloturi, nu primul liber?

Pentru că oamenii aleg mai ușor între două-trei variante decât să răspundă la un singur „vă merge?". Dacă pacientul refuză prima oră, are deja alternative.

Ce se întâmplă la o urgență?

Agentul îl îndrumă către 112 sau către un om al clinicii, în funcție de cum a fost configurat scenariul. Nu face programare de rutină pentru o stare gravă.

Se pot trimite reamintiri fără acordul pacientului?

Mesajele de confirmare și reamintire sunt legate de programarea făcută de pacient. Clinica își stabilește temeiul și textul lor, iar noi te ajutăm cu formularea. Pentru detalii juridice, discută cu consultantul tău GDPR.

Funcționează și pentru cabinete mici?

Da. Un cabinet cu un singur medic are un calendar și câteva servicii. Costul se plătește pe minut, cum vezi în prețuri.

Mai multe

Continuă cu

Clinici medicale

Recepție telefonică non-stop pentru clinici: răspunde la apeluri, face programări din calendar, trimite confirmări și reamintiri. Prudent cu datele.

Recepție apeluri 24/7

Agentul vocal AI răspunde la telefon și după program, caută în baza de cunoștințe, notează mesajul, programează și trimite rezumatul. Nu inventează.

Securitate și GDPR

Cum protejăm datele apelurilor: roluri GDPR clare, găzduire în România, 2FA, jurnal de audit, drepturile persoanelor și ce nu declarăm.

Ascultă-l, apoi hotărăște.

Înregistrează-te, vezi costul estimat în formular și testează agentul pe telefonul tău înainte să sune pe oricine.

Înregistrează-te Ascultă un demo